Pályázni magyar nyelvű, tudományos igénnyel megírt, kész kézirattal lehet. A pályázatra benyújtott kézirat terjedelme (mellékletekkel, ábrákkal, bibliográfiával stb. együtt) nem haladhatja meg a 250 oldalt (500 ezer leütés szóközökkel). Pályázatot bárki benyújthat, a pályázók köre nem korlátozódik erdélyi szerzőkre.
A pályázati csomagnak tartalmaznia kell a következőket: kitöltött pályázati űrlap; a könyv kézirata elektronikusan (.doc, .docx, .rtf vagy .pdf formátumban); a szakterület egy elismert személyiségének ajánlása; rövid szakmai önéletrajz és publikációs lista (több szerző esetén minden szerzőnek külön-külön), esetleg intézményi/szakmai oldal, honlap címe; aláírt nyilatkozat a szerző(k) részéről, amelyben kijelentik, hogy a kézirat saját munka/kutatás eredménye, még nem jelent meg semmilyen más hazai vagy külföldi kiadónál, és nem áll sem részben, sem pedig egészben publikálás alatt.
A pályázati csomagot elektronikusan kell beküldeni a scientia@kpi.sapientia.ro címre legkésőbb 2017. szeptember 30-ig. A beérkezett pályázatokat a Scientia Kiadói Tanácsa bírálja el. A Kiadói Tanács a beérkezett kéziratok kiadására vonatkozó döntését legkésőbb 2017. október 31-ig meghozza. A döntésről a kiadó minden pályázót írásban értesít.
